Depuis près de 70 ans, bien plus qu’un site de foire-expo, BERNEXPO agit comme un lien entre les organisateurs et leurs visiteurs. Après de nombreuses années de collaboration avec Axess, l’Axess EXHIBITOR PORTAL a été conçu pour offrir encore plus de confort et de sécurité aux visiteurs et aux exposants.  

Fondé en 1951, le site BERNEXPO est l’un des plus grands parcs d’expositions de Suisse. Il comprend huit halles réparties sur deux bâtiments et compte environ 40.000 m2 de surface d’exposition ainsi que 100 000 m2 d’espaces extérieurs. Le groupe BERNEXPO est un moteur économique important pour la ville et la région de Berne, mais aussi pour toute la Suisse et les pays limitrophes. 

L’Axess EXHIBITOR PORTAL, en service depuis peu, a été développé en partenariat avec BERNEXPO. Le succès du logiciel réside dans un service amélioré pour les exposants et un traitement des données plus performant pour la foire-expo. De plus, le logiciel permet de réduire tout contact avec le personnel, ce qui s’avère essentiel à l’ère du Covid-19.

Enregistrement des exposants et de leurs collaborateurs

Grâce à une configuration spéciale du portail, les exposants peuvent enregistrer en ligne l’ensemble de leurs collaborateurs avant l’ouverture du salon. Ils peuvent aussi télécharger ou envoyer à tout moment des pass exposants, modifier les données de personnes et générer de nouveaux tickets pendant toute la durée de l’évènement. Des fonctions telles que l’importation d’une liste Excel permettent de produire en un clic l’ensemble des tickets des collaborateurs sur le stand, les pass sont générés et envoyés automatiquement. Au besoin, le personnel de la foire-expo peut assister les exposants avant et pendant le salon via la fonction de service. Les heures de premiers passages des collaborateurs sont affichées dans le tableau de bord et les données peuvent être exportées. 

Gestion des invitations : envoi des vouchers et des invitations

Outre l’enregistrement des exposants et de leurs collaborateurs, l’invitation de certains visiteurs est effectuée également via l’Axess EXIBITOR PORTAL. Le portail permet aux exposants d’envoyer directement des invitations aux personnes de leur choix, de charger des listes contenant des vouchers et des codes promo pouvant être saisis lors de l’achat d’un ticket dans la billetterie mais aussi, sur simple demande, de commander des invitations papier.  

Vue d’ensemble grâce au tableau de bord

Le tableau de bord de l’exposant affiche la fréquence de ses visiteurs ainsi que les informations de personnes correspondantes. Ces données s’affichent en temps réel dans le tableau de bord et sont représentées par différents diagrammes sous forme de cartes, de colonnes ou de calendriers.

Gestion entièrement intégrée des contingents

Le portail exposant est parfaitement intégré dans le système d’enregistrement de la BERNEXPO via « Single Sign-On » et permet de passer du système de réservation d’un stand à l’EXHIBITOR PORTAL sans avoir à se connecter une nouvelle fois. En effet, dès que la réservation d’un stand a lieu, les informations de l’exposant sont aussitôt transmises par l’intermédiaire d’interfaces intégrées. Les contingents attribués au stand sont alors générés automatiquement et les pass et les vouchers sont aussitôt envoyés. L’ensemble de ce processus s’effectue en arrière-plan, de manière totalement automatique, et sans aucune saisie manuelle.

« Le nouvel enregistrement des exposants a été particulièrement bien accueilli. Grâce à la numérisation des processus, nous avons pu réagir de manière flexible par rapport aux exigences liées au Covid-19, et heureusement, sans charge de travail supplémentaire de la part du personnel et de l’équipe informatique de la foire-expo », déclare Matthias Joss, IT Application Analyst.

Dominic Burkhalter, responsable informatique, ajoute : « Grâce au partenariat de longue date avec Axess, nous nous réjouissons de la poursuite du développement de ce portail. Ces innovations dans la numérisation des données nous permettent de développer nos processus de vente et s’avèrent être une contribution importante à l’ère du coronavirus pour répondre aux exigences actuelles ».