Seit fast 70 Jahren agiert die BERNEXPO noch weit über Events hinaus als ein Bindeglied zwischen Messeveranstaltern und deren Besuchern. Nach langjähriger Zusammenarbeit mit Axess wurde jetzt das Axess EXHIBITOR PORTAL entwickelt, um Messebesuchern und Ausstellern noch mehr Komfort und Sicherheit bieten zu können.   

1951 gegründet, ist das BERNEXPO-Gelände eines der größten Messegelände der Schweiz: Acht Messehallen in zwei Gebäudekomplexen vereinen rund 40.000 m2 Veranstaltungsfläche sowie   
100.000 m2 Freigelände. Die BERNEXPO GROUPE ist ein wichtiger Wirtschaftsmotor für die Stadt und Region Bern, das Einzugsgebiet umfasst die ganze Schweiz und die benachbarten Länder.  

Gemeinsam konnte das Axess EXHIBITOR PORTAL entwickelt werden, welches seit kurzem im Einsatz ist. Ein verbesserter Service für Aussteller und bessere Datenaufbereitung für die Messe sind wesentliche Erfolgsfaktoren der neuen Software. Als Zusatznutzen dient sie auch als Mittel um persönliche Kontakte zu reduzieren, was in Covid-19 Zeiten enorm wichtig ist.

Voll-Registrierung der Aussteller und deren Mitarbeitern am Messestand
Durch eine entsprechende Konfiguration des Portals, wird die vollständige Registrierung der Standmitarbeiter bereits vorab online ermöglicht. Der Aussteller kann die Austellerausweise jederzeit herunterladen oder versenden, Personendaten anpassen sowie auch während der Veranstaltung neue Tickets generieren. Funktionen wie der Import von Excellisten ermöglichen die Ticketerstellung für das gesamte Standteam mit einem Click, die Ausweise werden automatisch generiert und versendet. Das Serviceteam der Messe kann dabei vor und während einer Veranstaltung den Ausstellern bei Bedarf über die Servicefunktion unterstützen. Dem Aussteller werden im Dashboard die Erstzutritte der Mitarbeiter auf einer Zeitlinie dargestellt und können ebenso exportiert werden.     

Einladungsmanagement: Versand von Gutscheinen und Gästekarten  
Neben der Registrierung von Ausstellern und deren Mitarbeiter, erfolgt auch die Einladung von Besuchern über das Axess EXHIBITOR PORTAL. Aussteller können hierbei direkt über das Portal Gutschein-Einladungen oder Gästekarten versenden oder Listen mit Gutschein- oder Promocodes für das anschließende Einlösen im Ticketshop herunterladen. Je nach Wunsch können auch Einladungskarten aus Papier über das Portal bestellt werden.    

Alles auf einen Blick: Das Dashboard   
Das Dashboard zeigt dem Aussteller die Frequenz seiner Besucher, als auch die dazugehörenden Informationen der Personen. Diese Daten werden im Dashboard mit verschiedenen Diagrammen in Echtzeit bereitgestellt und stehen dem Aussteller übersichtlich in Form von Landkarten, Balken- oder Timeline-Diagrammen zur Verfügung.   

Voll integrierte Kontingentverwaltung   
Das Ausstellerportal ist über „Single Sign-On“ nahtlos in das Aussteller-Anmeldesystem der BERNEXPO AG integriert und ermöglicht, ohne erneute Anmeldung zwischen der Standbuchung und dem EXHIBITOR PORTAL zu wechseln. Sobald ein Stand gebucht wird, werden Ausstellerinformationen über integrierte Schnittstellen übergeben. Die dem Stand zugewiesenen Kontingente werden automatisch abgerufen und entsprechende Ausweise sowie Gutscheine übermittelt. Dies läuft im Hintergrund völlig automatisch und ohne manuelle Eingabe.  

 „Die neu eingeführte Voll-Registrierung der Aussteller wurde ausgesprochen gut angenommen. Durch die Digitalisierung der Prozesse konnten wir flexibel auf die geänderten Anforderungen durch Covid-19 reagieren. Erfreulicherweise mit einem niedrigen Serviceaufwand für das Messeteam und die Messe-IT“, sagt Matthias Joss – IT Application Analyst.  
Dominic Burkhalter - Head of IT ergänzt: „Durch unseren langjährigen Partner Axess sehen wir dem weiteren Ausbau des Portals mit Freude entgegen. Diese Neuentwicklung bringt uns bei der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse einen guten Schritt voran, und ist gerade in Zeiten von Corona ein wichtiger Beitrag um die Auflagen erfüllen zu können.“